Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) – Office- und Veranstaltungsmanagement
Hafen • Transport • Logistik
Die BHV – Bremische Hafen- und Logistikvertretung e.V. – repräsentiert als Wirtschafts- und Interessensverband rund 220 überwiegend mittelständische Unternehmen der Hafen- und Logistikwirtschaft aus Bremen, Bremerhaven und umzu. Zweck des Vereins ist es, die Interessen unserer Mitglieder sichtbar zu machen und die Präsenz der Branche über Vereinsgrenzen hinaus zu verstärken – dazu organisieren wir regelmäßig Netzwerkveranstaltungen und bieten ein vielfältiges Vortragsangebot zu verschiedenen Fachthemen.
Für unsere Geschäftsstelle in Bremen suchen wir – vorerst komplett remote, in Voll- oder Teilzeit – zum nächstmöglichen Termin eine Assistenz der Geschäftsführung.
Was Sie erwartet
Als Assistenz sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützen im operativen Tagesgeschäft administrativ und organisatorisch:
- Aktiv wirken Sie an der Organisation von Netzwerkveranstaltungen, z. B. Hafenclubabende und der Kapitänstag im Bremer Rathaus, sowie Vortragsreihen mit.
- Sie planen und koordinieren auch die Termine mit den fachspezifischen Arbeitsgruppen zu Themen wie Digitalisierung, Fachkräftegewinnung, Nachhaltigkeit etc.
- Sie sind zuständig für die digitale Mitgliederkommunikation, d.h. Sie pflegen Inhalte auf unserer Website und versenden Newsletter.
- Bei Bedarf und in Vertretung übernehmen Sie allgemeine Bürotätigkeiten und kümmern sich um die Mitgliederverwaltung – hier erfassen Sie u.a. neue Mitglieder, bearbeiten Kündigungen und kontrollieren Beitragszahlungen.
- Darüber hinaus unterstützen Sie die Geschäftsführung bei der Weiterentwicklung des Vereins, z. B. bei der Einführung neuer Mitglieder-Angebote.
Was wir uns wünschen
- Ihr Ausgangspunkt kann eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zur Veranstaltungskauffrau, Industriekauffrau, Kauffrau für Büromanagement (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation sein.
- Sie haben bereits Berufserfahrung in einer unterstützenden Backoffice-Position gesammelt – z. B. als Office Manager, kaufmännischer Sachbearbeiter oder Vertriebsassistenz (w/m/d) – oder aus einer organisatorischen Funktion mit Kundenkontakt, z. B. im Event Management oder in der Veranstaltungsplanung.
- Wichtig sind Ihr Organisationstalent, ein gutes Zeitmanagement für sich und andere sowie die Fähigkeit, auch in schnelllebigen Phasen den Überblick zu behalten.
- Ob digital oder analog – Sie sind in beiden Welten zu Hause und geübt im Umgang mit Microsoft 365 sowie Internet & Co.
- Ihre Deutschkenntnisse sind auf sehr gutem Niveau und Sie können sich sowohl mündlich als auch schriftlich gut ausdrücken.
- Sie sind kommunikativ, punkten mit sicheren, gewandten Umgangsformen und fühlen sich beim Netzwerken so wohl wie ein Fisch im Wasser.
- Selbstständiges Arbeiten liegt Ihnen genauso wie Teamwork – Sie gehen Ihre Aufgaben strukturiert an und finden sich schnell in Themen ein.
- Sie sind zeitlich flexibel und bereit, auch abends an Veranstaltungen mitzuwirken.
Worauf Sie sich bei uns freuen können
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten und engagierten Team
- Ein offenes und wertschätzendes Betriebsklima
- Eine attraktive Vergütung sowie 30 Tage Urlaub
- Möglichkeit des mobilen Arbeitens sowie flexible Arbeitszeiten in Absprache
- Selbstverständlich eine gute Einarbeitung – persönlich und remote
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeit (mind. 20 Stunden pro Woche)